Az MS Excel, más néven Microsoft Excel, világszerte széles körben használt szoftver a legtöbb vállalatnál vagy vállalkozásnál. Különféle eszközöket, funkciókat és szolgáltatásokat biztosít, hogy ez a szoftver nyereséges legyen a különböző területeken működő globális vállalatok számára. Ezért ahhoz, hogy megtanuljuk és megfelelően rendszerezhessük az adatokat az Excel használatával, ismernünk kell ennek a hatékony szoftvernek a definícióját és alapjait.
Ez a cikk az MS Excel definícióját és alapjait tárgyalja, hogy segítsen megismerkedni ezzel a hatékony szoftverrel.
Az MS Excel definíciója
Definíció szerint, „A Microsoft Excel egy, a Microsoft által létrehozott táblázatkezelő program, amely táblázatokat használ numerikus és statisztikai adatok képletekkel és függvényekkel történő rögzítésére és elemzésére”.
Egyszerűen fogalmazva, az MS Excel egy hatékony táblázatkezelő program, amely a Microsoft Office-hoz tartozik, és főként adatok táblázatokban történő rögzítésére szolgál. Több sorból és oszlopból áll, melyek segítségével lehet adatokat bevinni. A program hasznosnak bizonyult különféle feladatoknál, például a heti kiadások kiszámításánál, bérelszámolásnál, könyvelésnél, valamint az adatok interaktív rendezésénél/szűrésénél különböző szempontok szerint.
MS Excel története és kiadásai
Az MS Excel az egyik legrégebbi táblázatkezelő szoftver, amely számos frissítésen és javításon ment keresztül. Ezt a hatékony táblázatkezelő programot eredetileg 1985-ben adták ki Macintosh-alapú rendszerekre. Később adták ki más népszerű platformokra, köztük a Windowsra.
Az alábbi táblázat az Excel összes Macintosh-verziójának listáját jeleníti meg:
| Excel verzió (Macintosh) | Megjelenés éve |
|---|---|
| Excel 1 | 1985 |
| Excel 1.5 | 1988 |
| Excel 2.2 | 1989 |
| Excel 3.0 | 1990 |
| Excel 4.0 | 1992 |
| Excel 5.0 | 1993 |
| Excel 98 | 1998 |
| Excel 2000 | 2000 |
| Excel 2001 | 2001 |
| Excel 2004 | 2004 |
| Excel 2008 | 2008 |
| Excel 2011 | 2011 |
| Excel 2016 | 2016 |
| Excel 2018 | 2018 |
Az alábbi táblázat az Excel Windows rendszerhez eddig kiadott összes verziójának listáját tartalmazza:
| Excel verzió (Windows) | Megjelenés éve |
|---|---|
| Excel 2.0 | 1987 |
| Excel 3.0 | 1990 |
| Excel 4.0 | 1992 |
| Excel 5.0 | 1993 |
| Excel 95 | ezerkilencszázkilencvenöt |
| Excel 97 | 1997 |
| Excel 2000 | 2000 |
| Excel 2002 | 2002 |
| Excel 2003 | 2003 |
| Excel 2007 | 2007 |
| Excel 2010 | 2010 |
| Excel 2013 | 2013 |
| Office 365 és Excel 2016 | 2016 |
| Excel 2019 | 2018 |
Fontos megjegyezni, hogy az Excel 4.0-s verziója a Microsoft Office Suite részeként szerepelt az Office 3.0-s verziójában. Azóta az Excel folyamatosan frissült az Office programcsomaggal.
Az MS Excel jellemzői
Az Excel a kezdő napokban döntő szerepet játszott a vállalkozások különféle pénzügyi műveleteinek elvégzésében, így a könyvelésben és a nyilvántartásban. Az idők során azonban számos frissítést kapott, amelyek általában segítettek abban, hogy az Excel az üzleti folyamatok kötelező szoftverévé váljon. Az Excel legújabb verziója számos szolgáltatással rendelkezik.
A Microsoft Excel néhány alapvető funkciója a következőket tartalmazza:
Fejléc és lábléc: A Word dokumentumokhoz hasonlóan fejlécet/láblécet is használhatunk az Excel dokumentumainkban. Ez egy táblázatkezelő dokumentum minden oldalának tetején és alján található.
Keresés és csere: Az MS Excel lehetővé teszi, hogy a munkalapon található Keresés funkció segítségével megtaláljuk a kívánt adatokat, például szöveget vagy számokat. Emellett a meglévő adatokat is lecserélhetjük egyedi frissített adatokra.
Jelszó védelem: A jelszó használatával megvédhetjük excel munkafüzetünket az illetéktelen hozzáféréstől. Ez a funkció végső soron segít az adataink biztonságban tartásában.
Adatszűrés: Az adatszűrés gyorsabb módja a kiválasztott tartományban lévő adatok egy részhalmazának megkeresésére és folytatására. Az adatszűrési funkció praktikus, és az AutoFilter és az Advanced Filter opciókkal érkezik.
Adatok rendezése: Az adatrendezés funkció segítségével az excel munkalapok adatait néhány logikai sorrendbe tudjuk rendezni. Az Excel általában lehetővé teszi az adatok különféle módokon történő rendezését, beleértve a növekvő vagy csökkenő sorrendet.
Beépített képletek: Az MS Excel képletek széles skáláját tartalmazza, amelyek segítségével könnyen és összetett számításokat végezhetünk. Néhány alapvető képlet tartalmazza az összeget, kivonást, szorzást, osztást, átlagot, minimumot stb.
Valós idejű adatfrissítés: Az Excelben különböző függvényeket alkalmazunk az értékek kiszámításához és a kívánt eredmények eléréséhez. Ha néhány meglévő értéket lecserélünk az újakra, az Excel automatikusan frissíti az eredményeket a megfelelő cellákban.
java int karakterláncba
Diagramok beillesztése: Az Excel egyik kiemelkedő tulajdonsága a különféle diagramok, például kördiagramok, oszlopdiagramok, vonaldiagramok és egyebek elérhetősége. Ezek a diagramok néha óriási különbséget jelenthetnek az adatok elemzésében és összehasonlításában.
A szabványos táblázatkezelési funkciókon kívül az Excel programozási támogatást is nyújt a Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) programján keresztül, amely lehetővé teszi a külső forrásokból származó adatok elérését a Microsoft Dynamic Data Exchange (DDE) segítségével.
Az MS Excel használata
Az MS Excelt széles körben használják az adatok rendszerezésére, valamint egyszerű és összetett számítások elvégzésére a pénzügyi elemzéshez szükséges kimenetek beszerzéséhez. Szinte minden üzleti szektorban és a kis cégektől a nagyvállalatokig előnyben részesítik.
Ennek ellenére a kiadások kezelésére és egyéb otthoni igényekhez szükséges adatalapú dolgok kezelésére is használják. Nem helytelen azt állítani, hogy az MS Excel felhasználási területei szinte végtelenek. Különböző emberek használják ezt a hatékony szoftvert igényeiknek megfelelően.
Az alábbiakban felsorolunk az MS Excel néhány alapvető felhasználási területét:
- Adatbevitel
- Adatkezelés
- Pénzügyi elemzés
- Pénzügyi modellezés
- Könyvelés
- Idő beosztás
- Feladatkezelés
- Programozás (VBA)
- Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM)
- Diagramozás, grafikonok készítése és jelentéskészítés
Különösen az Excel követelmény minden olyan adat esetében, amelyet rendszerezni kell.
Az Excel felület
Az Excel kezelőfelülete egyszerű és könnyen érthető. Ez fontos az elsődleges interfész megértéséhez, és elkezdhet dolgozni rajta.
A következő képen az Excel összes fő része látható, beleértve a képletsort, sort, oszlopot, cellát, munkalap lapot stb.
Röviden tárgyaljuk a fenti képen látható összes kifejezést:
Az MS Excel alapjai
Ismernünk kell az MS Excel alapjait, hogy elkezdhessünk dolgozni rajta. Az alábbiakban néhány alapvető dolgot kell megtanulni:
MS Excel megnyitása
Az MS Excel megnyitása az első dolog, amit tudnunk kell, hogy dolgozhassunk rajta. Az MS Excel megnyitásának többféle módja van, például:
- Megnyithatjuk úgy, hogy duplán kattintunk az ikonjára közvetlenül az asztalról, ha az alapértelmezett beállításokkal van telepítve.
- Megnyithatjuk úgy, hogy az MS Office mappájában található Start menüben a nevére duplán kattintunk.
- Használhatjuk a „Windows Search” funkciót, és beírhatjuk az „Excel” szöveget. Megjeleníti az összes ilyen nevű fájlt és programot a számítógépen. Így a programok alatti nevére duplán kattintva megnyithatjuk.
Fontos megjegyezni, hogy az MS Excelt telepíteni kell a gépre, és csak akkor tudjuk megnyitni. Ha a fenti lépésekkel nem találjuk a programot, az azt jelenti, hogy a rendszernek nincs Office csomagja.
Táblázat megnyitása
Miután megnyitottuk az MS Excelt, megkér minket, hogy folytassuk a folytatást. Pontosabban, több csempét jelenít meg, amelyek közül kiválaszthatjuk a kívántat és elkezdhetjük a munkát. Ha elölről akarunk dolgozni, akkor kiválaszthatjuk az „Üres munkafüzet” csempét, és elindíthatunk egy fekete táblázatot.
Ezen kívül, ha van egy excel fájlunk és dolgozni szeretnénk rajta, akkor rákattinthatunk 'Más munkafüzetek megnyitása' a bal alsó sarokból. Ezt követően a fájlkezelővel megkereshetjük a fájlt, és rákattintunk duplán. A meglévő fájl azonnal megnyílik.
Munka a szalaggal
A szalagot az Excel központi vezérlőpultjának nevezik. Ez a hatékony eszköz az ablak tetején található, miután megnyitottuk az Excelt.
Szinte mindent meg tudunk csinálni excelben a szalagról.
Egy szalag több lapot tartalmaz, például Kezdőlap, Beszúrás, Oldalelrendezés és egyebeket, és mindegyik lap annyi gombból áll, amelyek segítségével az Excelben különböző parancsokat dolgozhat fel. Az a legjobb ezekben a gombokban, hogy ha bármelyik gombra ráhelyezzük az egérkurzort, az megmondja, hogy milyen feladatot fog végezni.
Ezen kívül az Excel lehetővé teszi, hogy a szalagot választásunk szerint testreszabjuk. Ennek megfelelően elrejthetjük/felfedhetjük és új parancsokat szúrhatunk be.
A munkalapok kezelése
Az Excel másik kiváló tulajdonsága, hogy az Excel-munkafüzetek több munkalapot is tartalmazhatnak. A munkafüzet különböző munkalapjait közvetlenül az ablak aljáról kezelhetjük. Az alapértelmezett „üres munkafüzetben” egyetlen lapot láthatunk a névvel '1. lap'.
További munkalapok beszúrásához használhatjuk a plusz (+) jel, amelyet a lap neve mellett adunk meg. Továbbá megtehetjük Jobb klikk a nevén a lapokhoz kapcsolódó egyéb opciók számának megjelenítéséhez. Ezekre az opciókra kattintva a munkalapokat ennek megfelelően kezelhetjük.
Az adatok megadása
Az adatok Excelben való bevitele az egyik alapvető lépés. Bár ez az első lépés, amelyet az Excelben kell végrehajtanunk az adatokkal való munka megkezdéséhez, ez meglehetősen egyszerű és szinte erőfeszítés nélkül.
Az adatok megadásához kiválaszthatjuk az adott cellát, és ennek megfelelően elkezdhetjük nyomni a billentyűzetről a gombot. Ennek ellenére mi is megtehetjük másolás, kivágás és beillesztés adatok Excelben más programokból. Ezen kívül még tudunk import más fájlokból származó adatokat.
Az Excel lehetővé teszi az adatbevitelhez szükséges szövegek, számok, szimbólumok és egyéb karakterek használatát.
Számítások végrehajtása
Az Excel másik nagyszerű tulajdonsága, hogy az adatainkon különféle számításokat végezhetünk. Az alapvető számítások elvégzése Excelben nagyon egyszerű.
Az adatok között matematikai előjeleket használhatunk, és az eredmények automatikusan megjelennek. Például, ha beírjuk a = 4+5 bármelyik cellában, és nyomja meg az Enter gombot, a cella megjeleníti az értéket 9 , amely az 4 és 5 összege. Emellett, ha kijelölünk egy cellát, akkor az eredeti képlet (bármit is adtunk meg abban a cellában) megjelenik a képletsorban.
Más módon a cellahivatkozásokat is használhatjuk, és közéjük illeszthetjük a matematikai műveleteket. Ez is megkapja a megfelelő eredményt. Tegyük fel például, hogy 4-et írunk be az A1 cellába, és 5-öt a B1 cellába. Következő, beírjuk = A1+B1 a C1 cellában. Ezzel a sejt A C1 az A1 és B1 cellában megadott értékek összegét jeleníti meg.
hogyan kell párosítani a Beats fejhallgatót
Hasonlóan más aritmetikai számításokat is végezhetünk Excelben.
Funkciók használata
Az eredmény elérése az excel függvényekkel az egyik alapvető feladat, amely bizonyos mértékben csökkentheti a munkafolyamat idejét.
A legtöbb függvény/képlet bemenetként számkészleteket vesz fel, és a megfelelő eredményeket szolgáltatja. Beszéljük meg ezt egy egyszerű példával:
Tegyük fel, hogy az A1 cellába 4-et írunk be, a B1 cellába pedig 5-öt. Ezután beírjuk az = értéket ÖSSZEG(A1;B2) ban ben C1 cella. Ezzel a sejt A C1 az A1 és B1 cellában megadott értékek összegét jeleníti meg.
Az Excel értékes funkciók széles skálájával rendelkezik. A különböző funkciók megtekintéséhez navigálhatunk a „Képletek” fülre, és onnan választhatjuk ki az adott kategóriát. Az Excel megjeleníti az adott kategória összes támogatott funkcióját.
Miután megismerkedtünk a funkciókkal, megtehetjük egyenlőségjelet (=) a cellán belül, és írjon bele bármilyen függvényt. Ezután az Excel automatikusan megjeleníti a megfelelő függvényeket és azok szintaxisát. Kiválaszthatjuk a függvényt, és a szintaxis szerint haladhatunk tovább.
Munkánk mentése
Miután elvégeztük a munkánkat, el kell mentenünk egy fájlba. Ha bezárjuk az Excelt mentés nélkül, elveszítjük a munkánkat. Az Excel fájl számítógépre mentésének legegyszerűbb módja egy billentyűparancs megnyomása 'Ctrl + S'. Miután megnyomtuk ezt a parancsikont, az Excel megkér minket, hogy válasszuk ki a fájl nevét és a mentés helyét.
Rá is kattinthatunk a 'Megment' gombon található 'Gyorsmenü'. Ez a gomb abban is segít, hogy az ideiglenes adatokat egy meglévő fájlba mentsük.
Fontos tudnivalók
Sok fontos dolgot tudnunk kell, mielőtt elkezdenénk dolgozni az Excelen. Az alábbiakban felsorolunk néhányat a legfontosabb dolgok közül, amelyeket emlékezni kell:
- Az Excel lehetővé teszi, hogy a billentyűparancsok széles skáláját használjuk a munkafolyamat felgyorsítása érdekében. Használnunk kell az Excel gyorsbillentyűit, és növelnünk kell munkafolyamataink termelékenységét.
- Ha meg akarunk osztani valakivel egy excel fájlt, és nincs szükség további szerkesztésre, el kell mentenünk egy fájlt pdf formátumban. Ezt a formátumot nem könnyű szerkeszteni, így az adatok biztonságban vannak az illetéktelen beviteltől. Ezenkívül a pdf formátum a legismertebb nyomtatási célokra is.
- Az Excel lehetővé teszi különböző fájlkiterjesztések használatát. Azonban minden bővítménynek megvan a maga célja. Különösen az XLSX kiterjesztés az alapértelmezett formátum az Excel-fájlokhoz, ha nincsenek benne VBA-makrók.
- Ha az excel fájl hatalmas mennyiségű adatot tartalmaz (általában több mint 10 MB), akkor az XLSB kiterjesztést kell használnunk. Gyorsabb és kompatibilis az összes funkcióval, formázással és még VBA makróval is. Előfordulhat azonban, hogy ezt a formátumot más táblázatkezelő programok nem támogatják.
- Mivel az Excel támogatja a VBA programozást, nem nyithatunk meg nem megbízható forrásból kapott Excel fájlt, mert az tartalmazhat néhány sebezhető kódot.
- Amikor excel fájlt mentünk a 'Mentés másként' paranccsal, óvatosnak kell lennünk; ellenkező esetben előfordulhat, hogy tévesen lecseréljük a fájlt az eredetire. Így néha elveszíthetjük a lényeges adatokat.